Audytor kompletny, czyli połączenie umiejętności miękkich i twardych

Wiadomości :: HR
2016-12-06
Audytor kompletny, czyli połączenie umiejętności miękkich i twardych

Audyt to chwila prawdy dla organizacji. Niekoniecznie przyjemna (szczególnie, gdy wnioski poaudytowe wskazują na nieprawidłowości), ale zawsze pomocna – pozwala przejrzeć się w lustrze i podjąć ewentualne działania naprawcze. Przepis na dobry audyt to oczywiście kompetentny audytor, jednak w tym przypadku sama znajomość norm i przepisów nie wystarczy.

Audyt to bowiem nie tylko praca z procedurami, dokumentami, ale również – a nawet przede wszystkim – z ludźmi. Dlatego jeśli audytor ma być dobrze przygotowany do swojej pracy, musi być także świadomy  zasad rządzących relacjami interpersonalnymi oraz umieć radzić sobie ze stresem i trudnymi sytuacjami.

Prawie jak lekarz

Niejednokrotnie audytorzy postrzegani są jako ci, którzy „czepiają się”, szukają dziury w całym. Tymczasem to od ich kompetencji, skuteczności oraz wiarygodności zależy rozwój całej firmy i możliwość jej doskonalenia.

Praca audytora przypomina nieco zawód lekarza – różnica polega na tym, że diagnozuje nie człowieka, lecz organizację. Medyk po ukończeniu studiów i zdaniu państwowego egzaminu wyposażony jest już w wiedzę, która teoretycznie pozwala mu na postawienie diagnozy i wskazanie sposobu leczenia.  Dla pacjentów jednak równie ważne jest to, w jaki sposób lekarz przeprowadza konsultację medyczną. Zwracają baczną uwagę na to, czy jest komunikatywny i szanuje pacjenta, traktując go po partnersku, wykazując się empatią i wyjaśniając skomplikowane kwestie. Nie przepadają za lekarzami, którzy stawiają diagnozę, by bez słowa tłumaczenia wręczyć receptę lub skierowanie i niemalże wypchnąć pacjenta za drzwi.

- Analogicznie, dobry audytor musi skończyć odpowiednie szkolenie, by poznać i zrozumieć daną normę. Musi umieć planować, przeprowadzać i raportować audyty, jednak nie może być mu obca także wiedza z zakresu komunikacji interpersonalnej, nie mówiąc o umiejętności pracy w grupie czy radzeniu sobie w trudnych sytuacjach. Wiedząc, że tak zwane umiejętności miękkie są w pracy audytora równie ważne jak wiedza merytoryczna dotycząca przedmiotu audytu, stworzyliśmy dla tej grupy zawodowej program specjalnych warsztatów doskonalących – wyjaśnia Andrzej Kwocz, audytor EcoMS Consulting i trener z Akademii EcoMS, która prowadzi m.in. szkolenia dla audytorów wewnętrznych systemów zarządzania.

Matryca prawdę powie

Jak ocenić, które kompetencje audytora są na wystarczającym poziomie, a które wymagają rozwinięcia i ulepszenia? Oczywiście można oprzeć się na odczuciach własnych czy współpracowników, jednak siłą rzeczy taka ocena będzie niepełna i mocno subiektywna. Specjaliści z Akademii EcoMS radzą przeprowadzić kompleksową weryfikację kompetencji z wykorzystaniem profesjonalnych, przeznaczonych do tego celu narzędzi, np. matrycy kompetencji. - Tak jak audyt pozwala uzyskać obiektywny obraz firmy, tak matryca umożliwia kompleksowe i precyzyjne poznanie mocnych stron audytorów, jak i tych, które wymagają jeszcze poprawy. Ułatwia też przygotowanie programu warsztatów doskonalących, który najlepiej będzie odpowiadał potrzebom uczestników tych zajęć – przekonuje Andrzej Kwocz.

Matryca obejmuje zarówno umiejętności twarde (znajomość odpowiednich norm ISO
i wymagań prawnych), jak i umiejętności audytowania (np. prowadzenie spotkania otwierającego
i zamykającego, zadawanie pytań, dobór próbek, wyciąganie wniosków z audytu, prowadzenie notatek, raportowanie) czy interpersonalne (komunikacja, asertywność, zarządzanie czasem).

Doskonalenie się bez końca

Rola audytora wymaga pracy z ludźmi, a to nierzadko oznacza trudne rozmowy. Takie,
w których niezbędne okazują się umiejętności wpływania na innych. Jednego dnia trzeba umieć zapanować nad grupą, a drugiego – wydobyć informacje potrzebne do przeprowadzenia audytu od osoby małomównej lub nawet próbującej coś ukryć. Innym razem niezbędna jest umiejętność odmawiania, gdy audytowany prosi o „przymknięcie oka”, lub dochodzenia do prawdy, gdy kolejne osoby zrzucają z siebie odpowiedzialność za dany temat.

Audytor musi być pewny siebie, umieć zarysować granice, przy jednoczesnym zachowaniu dobrej atmosfery relacji i wzajemnego szacunku. W tym wszystkim przydatna jest przede wszystkim znajomość technik negocjacyjnych oraz umiejętności z zakresu asertywności.

- Z naszych doświadczeń wynika, że audytorzy chcący doskonalić i poszerzać swoje kompetencje, często wykazują deficyty wiedzy właśnie w tych obszarach, a także w zakresie zarządzania czasem i sobą w czasie – wskazuje Andrzej Kwocz.

Na warsztatach doskonalących audytorów Akademii EcoMS poruszane są zarówno te zagadnienia, jak i wiele innych, np. kwestie skutecznego porozumiewania się i rozwiązywania konfliktów, wystąpień publicznych i umiejętności budowania zespołu. Zajęcia mogą mieć zarówno charakter otwarty, jak i zamknięty. Ta  druga forma pozwala oczywiście na bardziej precyzyjne dostosowanie programu zajęć do potrzeb i oczekiwań ich uczestników, wynikających np. z przeprowadzonego uprzednio badania kompetencji.

Nie można jednak zapominać, że nawet zgłębienie wszystkich proponowanych tematów nie uczyni z uczestników warsztatów automatycznie audytorów doskonałych. W dzisiejszym świecie nie ma bowiem właściwie profesji, która nie wymagałaby od osób ją wykonujących ciągłego poszerzania wiedzy i podnoszenia swoich kwalifikacji. Audytorzy - działający w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym – powinni o tym szczególnie pamiętać.

źródło: ae/ib.pl

KOMENTARZE I OPINIE

Min_ea306b5ac69d611aee067653577a0bcc

Wzbogacimy się o pieniądze z OFE. Kiedy i ile wypłacimy?

2017-08-08

W przyszłe wakacje możemy być bogatsi nawet o 8 tys. złotych. Powód to zapowiedziana przez wicepremiera Morawieckiego reforma emerytalna. Propozycja zakłada, że pieniądze zgromadzone w OFE staną się naszą własnością.

Min_03e7055fdb126b12a3cb089abd17eeba

Prezydenckie propozycje zmian w zakresie pomocy kredytobiorcom znajdującym się w trudnej sytuacji finansowej

2017-08-03

2 sierpnia 2017 r. prezydent Andrzej Duda skierował do marszałka sejmu nowy projekt ustawy mający na celu po pierwsze zmianę mechanizmu wsparcia finansowego osób spłacających kredyty mieszkaniowe, będących w trudnej sytuacji finansowej, a po drugie wprowadzenie nowego instrumentu wspierającego dobrowolną restrukturyzację kredytów walutowych. Nowa ustawa określa zasady przyznawania i warunki korzystania ze zwrotnego wsparcia finansowego przyznawanego osobom fizycznym zobowiązanym do spłaty kredytu mieszkaniowego, które znalazły się w trudnej sytuacji finansowej, zasady przyznawania i warunki korzystania z pożyczki na pokrycie pozostałej części zadłużenia oraz zasady wspierania dobrowolnej restrukturyzacji. Instytucją, przez którą kierowana jest do potrzebujących kredytobiorców pomoc, będzie Bank Gospodarstwa Krajowego, a źródłem jego finansowania jest Fundusz Wsparcia Kredytobiorców powołany do życia ustawą z 9 października 2015 r. o wsparciu kredytobiorców znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej, którzy zaciągnęli kredyt mieszkaniowy.

Min_ea306b5ac69d611aee067653577a0bcc

Prezydent chce pomóc frankowiczom - czy nie za późno?

2017-08-03

Prezydent przedstawił nową propozycję pomocy Polakom zadłużonym we frankach. Oferta  może być nieco spóźniona, gdyż frankowicze najbardziej jej potrzebowali pod koniec ubiegłego roku, kiedy ich raty wzrosły do najwyższego poziomu w historii. Na szczęście kurs franka od tego czasu istotnie spadł. Z wyliczeń Expandera wynika, że dzięki temu sierpniowa rata będzie najniższa od ponad 3 lat.

Min_88b7dfeddea2e638e6fc4cf5f87b483c

Komentarz do ataku ransomware Petya

2017-06-28

Oprogramowanie Petya wykorzystuje te same podatności, co te użyte przy ataku WannaCry w maju. Jest to tzw. „ransomworm” – ten wariant zamiast atakowania pojedynczej organizacji, wykorzystując robaka infekuje każde urządzenie, które napotka na swojej drodze.

Min_d5971980973fa0c78185e60199722b32

„Grosika NIE będziemy dłużni”, czyli Dzień Bez Płacenia Gotówką

2017-06-27

Ponad 80 proc. polskich sprzedawców detalicznych korzystających z kas fiskalnych nadal nie oferuje swoim klientom możliwości płacenia kartą.  Skutkuje to licznymi problemami: proces obsługi klienta wydłuża się, zniechęceni kupujący rezygnują z zakupu, a sklep odnotowuje niższe zyski. Czy musi tak być? Z pomocą przychodzą nowe technologie.

Min_62efb29844a8cdb62958cac6239c4318

Rynek RTV/AGD w Polsce. Zachowania konsumentów, a działania marketingowe elektromarketów

2017-06-23

Polacy coraz chętniej wydają pieniądze na sprzęt RTV/AGD. Związek Pracodawców AGD (CECED Polska) wskazuje na dynamiczny wzrost sprzedaży tak pod względem ilościowym jak i wartościowym. W 2016 roku sprzedaż sprzętu gospodarstwa domowego wzrosła względem 2015 roku o ponad 6%. W ubiegłym roku na sam tylko „duży sprzęt” AGD (pralki, lodówki, kuchenki i zmywarki) Polacy wydali ponad 9,6 mld PLN[1]. Wartość detaliczna rynku RTV/AGD jest szacowana na blisko 23 mld PLN[2]. Jakie działania stosują firmy zajmujące się sprzedażą elektroniki, by zachęcić konsumentów, którzy wydają coraz więcej na tego typu produkty, do dokonywania zakupów właśnie w ich sklepach?

Min_e387d2345a155167e31f3a90c4d9cfe5

Inteligentne fabryki

2017-06-13

Inteligentne fabryki wraz z Internetem Rzeczy, analizą Big Data czy Sztuczną Inteligencją są podstawą 4 rewolucji przemysłowej opartej o technologie cyfrowe. Zaawansowana robotyka, którą się w nich wykorzystuje, nie tylko zwiększa efektywność, ale również jakość produkcji oraz optymalizuje procesy.

Min_c564fb94db0dc5d1275a92dd6b0e9819

Decyzja Brytyjczyków to trudniejszy Brexit dla Teresy May

2017-06-09

Wyniki wyborów do Izby Gmin brytyjskiego parlamentu, które wygrała Partia Konserwatywna, choć bez większości mandatów, to z pewnością złe wieści dla premier Theresy May. Bez przewagi w parlamencie i możliwości rządzenia osłabi się jej pozycja w negocjacjach dotyczących przyszłych warunków współpracy między Zjednoczonym Królestwem a Unią Europejską. Z jednej strony trudna do przewidzenia sytuacja polityczna w Wielkiej Brytanii, to także zła wiadomość dla UE.

PARTNERZY

  • Technologie
  • Nieruchomości
Copyright © 2017 Active Media Group Projekt i wykonanie: golianek.pl