Automatyzacja procesów biznesowych cieszy się ogromnym zainteresowaniem współczesnych przedsiębiorstw dążących do systematycznego usprawniania i optymalizowania swojej działalności operacyjnej. Wdrażając ją, organizacje mogą liczyć na szereg konkretnych korzyści: zwiększenie wydajności pracy, oszczędność czasu i pieniędzy, eliminację typowo ludzkich błędów oraz większe uporządkowanie, transparentność i optymalizację całej działalności operacyjnej. Automatyzacja procesów biznesowych jest także jednym z najskuteczniejszych sposobów na przeprowadzenie udanej transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów biznesowych w teorii

Po pojęciem automatyzacji procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) kryją się działania podejmowane w celu ulepszania, wspierania lub całkowitego zastąpienia przez technologię pracy lub poszczególnych zadań wykonywanych dotychczas przez ludzi. Służą temu nowoczesne technologie dla biznesu, których prężny rozwój obserwujemy zwłaszcza w ostatnim dziesięcioleciu. Innowacyjne mechanizmy z zakresu automatyzacji, robotyzacji, digitalizacji i zarządzania procesami oraz korzystające z nich wysokofunkcjonalne narzędzia informatyczne klasy BPA całkowicie odmieniły funkcjonowanie przedsiębiorstw, wynosząc ich działalność na zupełnie nowy, wyższy poziom. Poziom wymagany od firm aspirujących do pozycji lidera branży, rynku przez realia ery cyfrowej i Czwartej Rewolucji Przemysłowej.

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych wiąże się z tym, że procesy realizowane przez firmę zostają poddane dogłębnej analizie i zdefiniowaniu, a ich przebieg (tzw. workflow) - zamodelowany i skonfigurowany za pomocą oprogramowania klasy BPA. W pierwszej kolejności automatyzacji zazwyczaj poddawane są te obszary funkcjonowania organizacji, które do tej pory wymagały dużych nakładów mało skomplikowanej, a przy tym powtarzalnej, monotonnej i szczególnie podatnej na tzw. błędy ludzkie pracy. Automatyzacja procesów biznesowych najlepiej sprawdza się w przypadku prostych, powtarzalnych, schematycznych procesów, posiadających jasne i jednoznacznie zdefiniowane reguły i sposób obsługi. W takiej sytuacji firmy mogą liczyć na szybkie efekty i sukcesy (tzw. quick wins), które stanowią doskonałą bazę do dalszych działań w zakresie automatyzacji oraz mogą zapoczątkować udaną, szerzej zakrojoną cyfrową transformację organizacji.

Automatyzacja procesów biznesowych i związane z nią korzyści

Nie ulega wątpliwości, że automatyzacja procesów biznesowych niesie za sobą liczne korzyści dla każdej firmy, która zdecyduje się na jej wdrożenie za pomocą odpowiednich narzędzi. Firmy obserwują wymierne korzyści zarówno praktycznie od razu, bezpośrednio po jej implementacji, jak i w perspektywie długofalowej, a wręcz strategicznej. Do najważniejszych korzyści związanych z automatyzacją należy przede wszystkim zwiększenie wydajności i podniesienie ogólnej jakości i komfortu pracy w firmie, szybsza obsługa procesów zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych, oszczędność czasu i pieniędzy oraz zdjęcie z barek pracowników monotonnych i czasochłonnych czynności, które – w dobie tzw. hiperautomatyzacji - zupełnie niepotrzebnie zabierają im cenny czas i energię oraz są szczególnie podatne na błędy.

Użytkownicy jednego z - wiodących wśród dużych firm i korporacji - systemów do automatyzacji, WEBCON BPS, potwierdzają, że ok. 90% scenariuszy biznesowych może zostać z powodzeniem zautomatyzowanych w ramach tej jednej platformy low-code. Co więcej, w opublikowanym w czerwcu 2020 r. przez agencję Forrester Consulting raporcie The Total Economic Impact™ of WEBCON BPS, zastosowanie systemu do automatyzacji procesów biznesowych (z wykorzystaniem tak innowacyjnych technologii jak OCR czy AI) pozwoliło o 87% usprawnić realizację procesów biznesowych, zaoszczędzić ponad 21 tys. godzin pracy oraz (w przeciągu pierwszych 3 lat od wdrożenia) przynieść 113% zwrotu z inwestycji (ROI). Co więcej, również inne badania potwierdzają, że w przypadku ponad połowy organizacji zoptymalizowane i wydajne procesy wewnętrzne są istotnym czynnikiem, który skutecznie napędza cyfrową transformację przedsiębiorstwa. 

Automatyzacji procesów biznesowych można z powodzeniem poddać nie tylko pojedyncze czynności i elementy danego procesu, a również cały przepływ, czyli workflow zadań, dokumentów i informacji w ramach danego scenariusza biznesowego, przez co może ona diametralnie odmienić poziom uporządkowania, transparentności i optymalizacji całej działalności operacyjnej firmy. W efekcie, dzięki wdrożeniu BPA przedsiębiorstwo zyskuje szansę na lepsze skoncentrowanie się na generowaniu biznesowej wartości dodanej oraz osiągać na tym polu znacznie lepsze wyniki, co ma przełożenie bezpośrednio na jego pozycję lidera na rynku. Ważnym aspektem jest również odciążenie pracowników z czynności, które – przez swoją monotonię, powtarzalność i szablonowość, a przy tym podatność na przeoczenia czy inne tzw. błędy ludzkie – są dla nich nużące czy wręcz frustrujące. Dzięki wsparciu mechanizmów i algorytmów BPA, mogą w większym stopniu skupić się na zadaniach znacznie ciekawszych, wymagających krytycznego czy kreatywnego myślenia, a przy tym – dzięki temu, że system w pewien sposób prowadzi ich za rękę, zgodnie z procedurami i regułami dla danego scenariusza biznesowego – pracują pewniej i spokojniej.

Platforma do automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych

Aby automatyzacja procesów biznesowych została przeprowadzona we właściwy sposób, konieczny jest wybór sprawdzonego, nowoczesnego oraz wyposażonego w innowacyjne technologie i mechanizmy oprogramowania klasy BPA. W dzisiejszych czasach, a przede wszystkim przy obecnych możliwościach technologicznych, zdecydowanie najlepszym wyborem dla większości firm są nowoczesne, innowacyjne platformy low-code, które pozwalają na szybkie, łatwe i wygodne budowanie - idealnie skrojonych na miarę przedsiębiorstw - ustandaryzowanych aplikacji biznesowych bez kodowania (lub z jego minimalnym zastosowaniem).

Platformy niskokodowe w skuteczny i wysoce synergiczny sposób łączą w jednym, kompletnym narzędziu informatycznym funkcjonalność z zakresu BPA, BPM (Business Process Management), DMS (Document Management System), elektronicznego obiegu dokumentów i przepływu pracy, czyli workflow. Najlepsze z nich są dodatkowo wzbogacone o elementy robotyzacji procesów (RPA - Robotic Process Automation), tzw. inteligentnej automatyzacji procesów (IPA – Intelligent Process Automation) czy autorskie technologie, zapewniające dodatkowe unikalne korzyści (jak np. technologia InstantChange™ w WEBCON BPS, pozwalająca na łątwe, szybkie i skuteczne zarządzanie zmianą (wprowadzanie zmian z natychmiastowymi efektami na dowolnym etapie cyklu życia tzw. aplikacji biznesowej). Najlepsze platformy low-code mogą więc z powodzeniem stać się centralnym środowiskiem do dostarczania aplikacji obsługujących praktycznie każdy scenariusz biznesowy, począwszy od procesów wspierających, a kończąc na kluczowych, od prostych procesów po te bardziej skomplikowane i od standardowych procesów po bardziej specyficzne i złożone.

Takie systemy BPA warto więc brać pod uwagę, planując wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych i cyfrową transformację przedsiębiorstwa.

źródło: informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności