Przechowywanie przez określony czas, a po jego upływie utylizacja dokumentów – to jeden z obowiązków, który dotyczy wszystkich przedsiębiorców i pracodawców. Brak wiedzy dotyczącej prawidłowego postępowania z aktami nie zwalnia firm ze spełniania konkretnych wymagań. Warto mieć świadomość, że brak należytej staranności lub niewłaściwe archiwizowanie, udostępnianie, ujawnianie, czy niszczenie dokumentacji obarczone jest odpowiedzialnością karną. Sprawdźmy zatem, jak poprawnie przechowywać i niszczyć dokumenty, aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów!

Niszczenie dokumentów – tych błędów nie popełniaj!

Jedną z podstawowych nieprawidłowości popełnianych podczas utylizacji, jest brak należytej staranności. Niestety mimo coraz bardziej dotkliwych sankcji, wciąż niektórzy przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy z ciążącej na nich odpowiedzialności i wyrzucają dokumenty zawierające dane osobowe, wrażliwe lub poufne do kosza. Takie działanie jest niedopuszczalne, ponieważ w łatwy sposób można je odzyskać i wykorzystać zawarte dane. Ręczne rozrywanie lub przecinanie nożyczkami to wciąż nie są prawidłowe metody, które pozwolą trwale zniszczyć informacje. Podstawowym narzędziem, jakie wykorzystuje się do bieżącego niszczenia dokumentacji papierowej, są niszczarki. Okazuje się, że i w tym przypadku nietrudno o popełnienie błędu. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się przy wykorzystaniu sprzętu spełniającego normy określone dla konkretnych grup dokumentów. Warto zwrócić uwagę, czy do utylizacji nie przeznaczono niewłaściwych dokumentów, ponieważ błędem jest przedwczesne ich zniszczenie.

Niszczenie dokumentów – jak robić to poprawnie?

Kiedy mamy już świadomość czego nie można robić z dokumentami, należy zapoznać się dokładnie z procedurami, których trzeba przestrzegać. Profesjonalne niszczenie dokumentów wymagania inwestowania w wydajny i zaawansowany sprzęt, który umożliwi trwałe i skuteczne pozbycie się informacji. Lepszym rozwiązaniem w wielu przypadkach okazuje się podjęcie współpracy z wyspecjalizowaną firmą, która dysponuje:

●       wiedzą o aktualnych przepisach,

●       doświadczeniem,

●       rozbudowaną infrastrukturą.

Warto, aby niszczeniem dokumentów zajęli się eksperci, którzy zostali odpowiednio przeszkoleni i zagwarantują ochronę danych. Kompleksową obsługę zapewnia m.in. Ekoakta, która oferuje niszczenie dokumentów w Poznaniu i wielu innych miastach.

Okazuje się, że nie tylko skuteczne niszczenie, ale także przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem przedsiębiorców. To zadanie również można zlecić firmie zewnętrznej. Archiwizacją także zajmują się wyspecjalizowane jednostki. Niezależnie od tego, czy miejscem prowadzonej działalności jest Kraków, Gdańsk, czy Poznań: przechowywanie dokumentów i ich utylizację warto zlecić profesjonalnej firmie. Może przetransportować akta w bezpieczny sposób do konkretnego miejsca lub przeprowadzić niszczenie dokumentów u klienta, przy wykorzystaniu pojazdów wyposażonych w potrzebną instalację.

Przechowywanie, digitalizację i niszczenie dokumentów (Poznań) - Ekoakta oferuje szeroki pakiet usług dla przedsiębiorców niezależnie od profilu działalności, czy wielkości organizacji!

źródło: informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności