Audyt HR może przywoływać wizje nagłych zmian kadrowo-organizacyjnych czy nadchodzącej kontroli z urzędu, ale czy powinien? Warto spojrzeć na audyt jak na obowiązkowy przegląd samochodu. Firma, podobnie jak auto, teoretycznie może bez niego funkcjonować, ale tylko do czasu, np. kontroli. Tymczasem skutecznie przeprowadzony audyt kadrowo-płacowy to dobra okazja do identyfikacji mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa. Staje się ważnym krokiem do poprawy efektywności działów HR, co przekłada się na długofalowe funkcjonowanie całej firmy.

Kiedy potrzebny jest audyt HR?

Audyt kadrowo-płacowy może być przydatny w różnych momentach działalności przedsiębiorstwa. Kiedy najlepiej go przeprowadzić? Na przykład wtedy, gdy chcemy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo jest gotowe na zmiany w przepisach, nowe formy zatrudnienia lub kontrole urzędowe.

Sytuacji, gdy w firmie mogą wyjść na jaw nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kadr i płac, jest wiele. I audyt ma je zidentyfikować z wyprzedzeniem. Jest bowiem doskonałą metodą weryfikacji poprawności procesów kadrowych w firmie i punktem wyjścia do wdrożenia zmian, które w przyszłości mogą te procesy uprościć, usprawnić i zautomatyzować.

– Audyt warto przeprowadzić nie tylko wtedy, gdy pojawia się widmo kontroli z urzędu, ale również wówczas, gdy przedsiębiorstwo planuje połączenie z innym podmiotem, reorganizację czy wdrożenie nowych, informatycznych narzędzi do obsługi kadr. Mowa na przykład o SAP HCM, systemie do zarządzania zasobami ludzkimi, kadrami i płacami, stosowanym w większości dużych firm w Polsce, po który coraz chętniej sięgają również mniejsze przedsiębiorstwa. SAP HCM usprawnia i automatyzuje procesy kadrowe, a poprzedzający jego wdrożenie audyt HR umożliwia identyfikację nieprawidłowości i daje szansę na wprowadzenie działań przygotowujących przedsiębiorstwo do wdrożenia nowego systemu – mówi Aneta Stelmach z firmy Quercus – specjalizującej się we wdrażaniu SAP HCM oraz w tworzeniu autorskich narzędzi do obsługi HR.

O czym pamiętać przed audytem?

Do audytu warto się przygotować, aby sprawniej i skuteczniej rozpoznać słabe punkty organizacyjne. Aby ten cel osiągnąć, trzeba:

• wskazać cele i zakres audytu – warto zastanowić się, co konkretnie chcemy osiągnąć, określić najważniejsze obszary, które będą objęte audytem;
• zaplanować zasoby i przygotować zespół – dobrze jest mieć plan, który zakłada, ile czasu potrwa audyt, a także umożliwi zespołowi zorientowanie się, jakie są cele audytu i co dokładnie będzie on obejmować; należy też odpowiednio wcześnie poinformować i przygotować na audyt tych pracowników, którzy zostaną oddelegowani do wspierania sprawnej realizacji zaplanowanej kontroli;
• przygotować dokumenty – przed audytem należy zebrać wszystkie dokumenty i informacje niezbędne do jego realizacji (np. umowy, regulaminy, opisy stanowisk, etc.).

Co najczęściej obejmuje audyt HR?

Audyt kadrowo-płacowy – jako kompleksowy przegląd dokumentacji i procesów kadrowych w firmie (pod kątem ich zgodności z przepisami prawa pracy i prawa podatkowego) – najczęściej obejmuje:

• dokumentację kadrowo-płacową (sprawdzana jest jej kompletność i sposób przechowywania – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej; zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami);
• akta osobowe pracowników (weryfikowana jest ich kompletność oraz odpowiedni układ – np. zawartość części: A, B, C i D; spójność informacji w aktach osobowych – zarówno tych w formie papierowej, jak i cyfrowej);
• naliczanie wynagrodzeń, dodatków oraz ich rozliczanie (sprawdzana jest m.in. zgodność tych elementów płacowych z aktualnymi przepisami prawa, jak i terminowość ich wypłacania);
• realizacja aktualnych przepisów prawa pracy (weryfikacja m.in. takich obszarów, jak: ewidencja czasu pracy, rozliczanie delegacji, urlopy, RODO czy obowiązki informacyjne dotyczące np. jawności wynagrodzeń).

W trakcie audytu HR prowadzone są zarówno analiza dostarczonej dokumentacji i analiza wskaźników (zatrudnienia, rotacji pracowników, absencji czy wydajności), jak i szczegółowe badania (w celu zbadania opinii pracowników na temat różnych aspektów organizacji pracy w przedsiębiorstwie), np. w postaci:

• rozmów z pracownikami,
• anonimowych ankiet,
• bezpośredniej obserwacji procesów i interakcji zachodzących w miejscu pracy.

Co po audycie? Korzyści i zalecenia

Po zakończeniu audytu HR następuje analiza zebranych danych i wydawane są rekomendacje (m.in. dla każdego z obszarów wymagających zmiany). Na bazie sporządzonego raportu przedsiębiorstwo otrzymuje listę mocnych i słabych stron, wymagających poprawy, razem z planem wdrożenia rekomendowanych zmian. Równie ważne jest dalsze monitorowanie efektów wprowadzonych zmian i ich ewentualna korekta – tylko wówczas audyt przyniesie korzyści.

– Na audyt HR warto spojrzeć jak na inwestycję, która zwraca się w postaci: większej efektywności pracowników i całego przedsiębiorstwa, mniejszej rotacji, a więc niższych kosztów rekrutacji, a także lepszego i bardziej elastycznego funkcjonowania w zmiennych warunkach prawnych. To także dobry moment na wdrożenie rozwiązań, które ułatwią funkcjonowanie przedsiębiorstwu, np. poprzez wprowadzenie odpowiednich narzędzi cyfrowych. Przykładem mogą być portale pracownicze (np. Dokioki), które są tworzone i aktualizowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, a wprowadzane zmiany od razu obejmują całą kadrę. Dzięki ich wykorzystaniu w przedsiębiorstwie znika ryzyko przeoczenia jakiegoś dokumentu, co może mieć miejsce w przypadku obsługi ręcznej – podsumowuje przedstawicielka firmy Quercus.

Audytów HR, podobnie jak przeglądów samochodowych, nie warto się zatem bać. Dobrze jest traktować je jako szansę zdobycia wiedzy o stanie przedsiębiorstwa czy poszczególnych procesach odbywających się w firmie, aby móc w porę rozpoznawać potencjalnie kosztowne problemy i z wyprzedzeniem je likwidować.

źródło: informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności