Każdy przedsiębiorca, któremu zależy na polepszeniu wizerunku firmy w oczach klientów powinien rozważyć uruchomienie infolinii. Dlaczego? Klienci, którzy chcą skontaktować się z firmą w celu zasięgnięcia informacji o danej usłudze lub produkcie, w pierwszej kolejności szukają kontaktu telefonicznego, który umożliwia szybkie rozwiązanie danego problemu. Otwarcie profesjonalnej infolinii powinno zatem leżeć w interesie wszystkich właścicieli firm – w ten sposób łatwiej zbudują pozytywne relacje z klientami.

Własna infolinia jest natomiast niezbędna, gdy w grę wchodzą akcje sprzedażowe czy marketingowe. Uruchomienie firmowej infolinii jest możliwe w ramach serwera Call-eX marki Datera. To system telekomunikacyjny stworzony z myślą o przedsiębiorcach. Co należy w tym celu zrobić, jak funkcjonuje taka infolinia oraz co jeszcze zyskują osoby, które zdecydują się na jej aktywację?

Jeden numer łatwy do zapamiętania

Jeden, łatwy do zapamiętania numer to duże ułatwienie dla wszystkich osób, które chcą uzyskać interesujące ich informacje. Numer na infolinię firmy może być specjalny, tzn. dziewięciocyfrowy, zaczynający się od 801. Infolinia z numerem 801 jest korzystniejsza z punktu widzenia przedsiębiorcy, ponieważ rozmowa z nim jest płatna jednorazowo (jak za jeden impuls), a np. operatorzy VoIP jak FCN oferują takie numery w bardzo niskich cenach, jeżeli dzwoni na nie dużo osób.

System IVR

System IVR, czyli system automatycznej obsługi dzwoniącego jest niezwykle funkcjonalny i wygodny zarówno z punktu widzenia dzwoniącego, jak i samej firmy. System IVR, to rodzaj telefonicznego menu składającego się z kilku elementów. Po pierwsze, klient, po nawiązaniu połączenia, powinien usłyszeć komunikat powitalny, informujący go, z czyjej infolinii korzysta. Następnie powinna pojawić się opcja kontynuacji połączenia – klient wybiera interesującą go pozycję za pomocą przycisków tonowych. W oczekiwaniu na rozmowę z konsultantem możliwe jest odtworzenie muzyki lub przygotowanych wcześniej przez firmę komunikatów.

System IVR znacznie podnosi poziom obsługi klienta. Dobrze zaprojektowany umożliwi połączenie się z konsultantem, który rozwieje wszelkie wątpliwości. W Call-eX marki Datera jest możliwe zaprojektowanie własnego drzewka interaktywnego menu, co pozwala na rozwiązanie każdego potencjalnego problemu zgłoszonego przez klienta i skomunikowanie go z zespołem lub osobą posiadającą odpowiednie kompetencje i umiejętności.

System IVR z powodzeniem zastępuje recepcjonistę czy sekretarkę, a w dodatku pozwala znacznie obniżyć koszty przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli obsługuje ono wielu klientów, którzy mogą chcieć skorzystać z kontaktu telefonicznego.

Kolejkowanie połączeń

Kolejkowanie połączeń jest niezbędne w przypadku każdej infolinii, na którą dzwoni wiele osób. Na czym polega ta usługa? W momencie, gdy wszyscy konsultanci będą zajęci rozmową, klient, który połączył się z firmą za pomocą infolinii zostanie poinformowany, ile wynosi liczba osób oczekujących oraz jaka jest jego pozycja w kolejce. Jakie korzyści zapewnia usługa kolejkowania połączeń? Po pierwsze, klient nie usłyszy sygnału zajętości, tylko otrzyma informację o tym, że jego połączenie oczekuje, aż wybrany konsultant zakończy rozmowę. To z kolei sprawi, że klient chętniej pozostanie na infolinii i ostatecznie rozwiąże swój problem.

Co ważne, firma może ustawić opcję kolejkowania w taki sposób, by priorytetowi klienci byli obsługiwani szybciej, czyli żeby zajmowali pierwsze miejsce w kolejce. Dzięki temu instytucja może utrzymywać dobrą relację ze strategicznymi klientami.

Profesjonalna infolinia firmowa – najważniejsze informacje

• Uruchomienie profesjonalnej infolinii firmowej jest możliwe w ramach systemu Call-eX marki Datera. To idealny system telekomunikacyjny dla wszystkich przedsiębiorców i call&contact. Call-eX zapewni wszystkie funkcje, które są niezbędne, by infolinia działała w sposób profesjonalny i możliwie jak najbardziej efektywny – mowa o systemie IVR, możliwości kolejkowania połączeń, a także opcje takie jak Music on Hold (odtwarzanie muzyki lub komunikatów klientowi oczekującemu na połączenie z konsultantem).
• Numer infolinii rozpoczynający się od 801, łatwy do zapamiętania, zachęci klientów do korzystania z infolinii. System IVR to niezwykle przydatna funkcja; klient po wybraniu numeru infolinii zostanie powitany specjalnie przygotowanym komunikatem, a następnie za pomocą przycisków w telefonie będzie mógł wybrać, z którym działem chce się skontaktować. Dobrze skonstruowane drzewko IVR pozwoli na szybkie połączenie się klienta z pracownikiem o odpowiednich kompetencjach do udzielenia odpowiedzi na zadane pytania.
• Kolejkowanie połączeń to funkcja, dzięki której klient zostanie poinformowany o tym, że konsultant aktualnie prowadzi rozmowę; klient uzyska również informację o liczbie osób w kolejce i o swojej pozycji. Dzięki temu klient chętniej pozostanie na linii i nawiąże rozmowę z konsultantem.

O tworzeniu infolinii i pomoc w jej otwarciu uzyska się na https://www.datera.pl/dla-contact-center.

źródło: datera/informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności