Nie da się sprawnie zarządzać zakładową dokumentacją bez znajomości aktualnych przepisów. Ich liczba może czasem przytłaczać. Wiedza na temat obowiązków, jakie nakłada na nas prawo, jest jednak koniecznością. Bez niej bardzo łatwo o zaniedbania, które karane są grzywami i nie tylko. Co z przepisami dotyczącymi brakowania i niszczenia akt? W tym artykule wskazujemy na najważniejsze informacje, o których musi wiedzieć każdy przedsiębiorca. Sprawdzamy także, czy warto w tym zakresie skorzystać z profesjonalnej pomocy.

Kilka słów o brakowaniu dokumentów

Brakowanie akt to istotna czynność i warto o niej pamiętać, jeśli prowadzimy archiwum zakładowe. Przepisy obowiązujące w archiwistyce mówią o tym, że o brakowanie należy zatroszczyć się przynajmniej raz w roku. Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku małych archiwów. Tutaj bowiem mówi się o zasadzie raz na trzy lata. Podczas brakowania przeprowadza się wieloetapową weryfikację akt. Należy sprawdzić to, czy akta są dalej ważne, tzn. czy nie zostały przekroczone terminy przechowywania. Konieczne jest także upewnienie się, czy w zbiorach nie ma elementów, które należy przeznaczyć do państwowego archiwum.

Bezwzględna konieczność brakowania akt spoczywa na przedsiębiorstwach, które są objęte nadzorem archiwalnym. Inne firmy nie mają takiego obowiązku. Należy jednak zdawać sobie sprawę, że bez rzetelnego brakowania nie da się zadbać o to, by terminowo niszczyć dokumentację. To dlatego te dwie czynności często są ze sobą połączone.

Niszczenie akt - co się dzieje z dokumentami przeznaczonymi do utylizacji?

Grupę dokumentów, które podczas brakowania zostały przekazane do niszczenia, należy w bezpieczny sposób zutylizować. Co na ten temat mówią przepisy? Dla niektórych ulgą może być fakt, że prawo nie nakłada na nas konieczności korzystania z określonych technologii. To często jednak tylko pozorne ułatwienie. Chociaż nikt nam nie narzuca, jakiego sprzętu użyć, jasne jest to, jakie mają być efekty naszych działań. Zutylizowana dokumentacja ma więc uniemożliwiać odzyskanie danych osobowych. Na podmiocie, pełniącym funkcję administratora danych ciąży obowiązek zadbania o to, by te tajne informacje były odpowiednio chronione. W razie zaniedbań na podmiot mogą być nałożone dotkliwe kary.

Brakowanie i niszczenie akt - jak przestrzegać przepisów?

Ustaliliśmy już, że konsekwencje zaniedbań mogą być naprawdę dotkliwe. Jak więc się przed nimi uchronić? Jednym z rozwiązań jest przekazanie czynności brakowania i niszczenia wyspecjalizowanemu usługodawcy.

Jeśli wybierzemy przedsiębiorstwo, słynące z przestrzegania zasad bezpieczeństwa, nie będziemy musieli martwić się tym, że dojdzie do wycieku informacji. Taką gwarancję ochrony danych swoim klientom daje m.in. firma Rhenus Data Office Polska.

Czym wyróżnia się profesjonalne niszczenie dokumentów?

W proces zostają zaangażowane instalacje o wysokiej wydajności. Dostępu do takiego sprzętu nie mają zwykłe przedsiębiorstwa. Eksperci natomiast, dzięki temu, że specjalizują się w niszczeniu, są w stanie sobie na nie pozwolić i mają środki, by utrzymać taki zaawansowany sprzęt. W efekcie mamy dostęp do:

1. nowoczesnej

2. skutecznej

3. niszczącej wiele dokumentów w jednej chwili

technologii. Istotna jest także uniwersalność tego rozwiązania. W specjalnych instalacjach, wykorzystywanych przez firmy oferujące niszczenie akt i innych dokumentów, utylizowane są nie tylko akta papierowe. W ten sposób niszczy się także elektroniczne nośniki informacji, dyski, płyty CD, DVD i inne.

źródło: informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności