Pandemia i przejście większości świata na tryb "home office" całkowicie zmieniły nasze codzienne życie. Kontakt międzyludzki został znacznie ograniczony, a większość instytucji państwowych czy firm rozpoczęła pracę w trybie zdalnym lub miała znacznie ograniczone godziny urzędowania stacjonarnie. Nie sposób nie wspomnieć tutaj o utrudnieniu wypełniania niektórych obowiązków zawodowych, jak i prywatnych. Jak więc prowadzić firmę i zawierać kolejne umowy przy takich ograniczeniach? Rozwiązaniem okazał się e-podpis, który właśnie w czasach pandemii zyskał znaczną popularność.

Czym jest e-podpis?

Pod tą nazwą kryje się specjalny typ podpisu, którego zadaniem jest potwierdzenie tożsamości oraz autentyczności jego właściciela. Musi on spełniać te same kryteria, co tradycyjny podpis na papierze, tzn.: być oryginalny (a co za tym idzie - trudny do podrobienia) i umożliwiać jego weryfikację oraz nieodwracalnie łączyć się z dokumentem. Właściwie stworzony potwierdza, iż dokument został wysłany przez właściciela podpisu elektronicznego, który nie jest w stanie zaprzeczyć faktowi jego wysłania.

Zalety korzystania z podpisu elektronicznego

Stosowanie e-podpisu otwiera dostęp do szerokiego zakresu możliwości dla Twojego przedsiębiorstwa. Po pierwsze, w systemach do tego stworzonych (w tym np. e-Sign od Infinite) mamy dostęp do archiwum wszystkich rachunków, umów i innych dokumentów, które zostały podpisane za jego pomocą. Drugą kwestią jest gwarancja zabezpieczenia wszystkich plików, dzięki cyfrowemu certyfikatowi. Jeśli dokument zostanie w jakikolwiek sposób zmodyfikowany, koniecznie jest złożenie kolejnego podpisu, żeby potwierdzić jego autentyczność i tym samym świadomość osoby podpisującej, co do wprowadzonych zmian. Warto zwrócić także uwagę na aspekt oszczędzania, który wiąże się ze stosowaniem systemów dotyczących elektronicznej formy potwierdzania autentyczności dokumentów. W tym przypadku można śmiało zrezygnować z drukowania całego stosu dokumentów oraz tworzenia ich kopii - wszystko znajduje się w archiwum. W każdej chwili można do niego zajrzeć i przesłać odpowiednie pliki do interesariuszy. Epodpis to również usprawnienie wielu procesów biznesowych, szczególnie tych, które dotyczą podpisywania umów z klientami. W tradycyjnej formie trzeba najpierw wydrukować umowę dla nas oraz jej kopie dla drugiej strony, które następnie musimy podpisać. W kolejnym kroku oba dokumenty wysyłane są do klienta w celu złożenia odpowiednich podpisów po jego stronie. Finalnie  musi on odesłać nam jedną kopię z kompletem złożonych parafek. W formie tradycyjnej jest to długi i narażony na wiele problemów proces. Co jeśli wyślemy umowę na niewłaściwy adres? O ile wydłuży się czas domknięcia umowy, jeśli okaże się, że klient złożył podpis w niewłaściwym miejscu? O odpowiedzi na te i inne podobne pytania nie trzeba się martwić, gdy stosujemy elektroniczny podpis.

E-podpis, czyli wygoda i komfort w prowadzeniu biznesu

Wzrastająca popularność takiego rozwiązania w czasach pandemii raczej nikogo nie dziwi. Co ciekawe, pomimo stopniowo ustępujących obostrzeń ilość przedsiębiorców korzystających z e-podpisu nie spada, ale nadal rośnie. Korzystanie z niego znacznie usprawnia pracę firmy, a także oszczędza czas nie tylko ich właścicielom, ale i pracownikom, dzięki czemu ma wielu zwolenników. Wskazane jest zatem, żeby zastanowić się, czy nie warto dołączyć do tego grona w przyszłości.

źródło: informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności