W 2023 roku Najwyższa Izba Kontroli (NIK) opublikowała raport, który rzucił światło na powszechnie występującą nieefektywność w sposobie, w jaki polskie instytucje publiczne zarządzają swoimi zasobami programowymi. Audyt, który objął prawie 20 podmiotów (z czego ponad połowa to samorządy lokalne), ujawnił systemowe problemy wykraczające daleko poza izolowane przypadki złego zarządzania.

Ustalenia były alarmujące. NIK odkrył, że 88% kontrolowanych instytucji używało nieautoryzowanego oprogramowania, w tym wersji nielicencjonowanych, niewspieranych lub niebezpiecznych, przy czym 47% stanowiło poważne zagrożenie bezpieczeństwa. Prawie połowa organizacji (41%) używała oprogramowania nielegalnie, a 35% nadal wykorzystywało systemy, których cykl życia dobiegł końca, co oznaczało, że nie otrzymywały już aktualizacji ani poprawek bezpieczeństwa.

Być może jeszcze bardziej niepokojący był brak odpowiedniego nadzoru nad oprogramowaniem. 59% instytucji nie posiadało kompletnego inwentarza oprogramowania i licencji, a 94% nie miało formalnej polityki regulującej cykl życia oprogramowania. Scentralizowane procesy zakupowe, które zostały zaprojektowane w celu poprawy efektywności, często prowadziły do odwrotnego rezultatu: zmarnowanych zasobów i niewykorzystanych lub zbędnych licencji o wartości ponad 12,5 miliona złotych. W szczególności całkowicie poza nadzorem było oprogramowanie mobilne, co ujawniło ślepą uliczkę w zarządzaniu zasobami cyfrowymi.

Powolny postęp i utrzymujące się wyzwania

Prawie dwa lata później sytuacja wykazuje oznaki stopniowej poprawy, choć kluczowe problemy strukturalne pozostają. Podczas gdy niektóre ministerstwa i agencje podjęły kroki w celu wzmocnienia nadzoru nad zamówieniami, wiele samorządów lokalnych i mniejszych podmiotów publicznych nadal nie posiada narzędzi i wiedzy specjalistycznej do efektywnego zarządzania swoim oprogramowaniem.

Specjaliści zauważają, że polityki zarządzania zasobami programowymi (SAM) są nadal słabo rozwinięte, a proces zamówień często pomija efektywność kosztową i zgodność. Wtórny rynek oprogramowania, który oferuje organizacjom możliwość legalnego nabycia używanych licencji na oprogramowanie, pozostaje niewykorzystany, pomimo swojego potencjału pomocy instytucjom w znaczących oszczędnościach przy zachowaniu pełnej zgodności prawnej.

Wskazówki i praktyczne rozwiązania

Tacy partnerzy, jak Forscope, którzy z powodzeniem zrealizowali liczne przetargi publiczne w całej Europie Środkowej i Wschodniej, obserwują podobne wyzwania nie tylko w Polsce, ale także w sąsiednich krajach, jak Czechy, Słowacja i Chorwacja.

Podczas gdy świadomość możliwości zgodności i optymalizacji kosztów na wtórnym rynku oprogramowania rośnie, wiele instytucji nadal nie włącza najlepszych praktyk i kompletnej dokumentacji źródłowej do swoich procedur zamówień. Takie przeoczenie może później wpłynąć na wewnętrzne procesy dotyczące zarządzania zasobami programowymi, wdrażania zakupionych programów, a także stwarza ryzyko nabywania produktów programowych z niezweryfikowanych źródeł.

Zarządzanie cyklem życia oprogramowania pozostaje również istotnym wyzwaniem. W związku z zakończeniem wsparcia dla popularnych produktów, takich jak Windows 10 czy Office 2019, wiele instytucji publicznych ma trudności z modernizacją lub dostosowaniem swoich środowisk IT do tej nowej sytuacji. Ze względu na ograniczenia budżetowe wiele z nich nie stać na wymianę istniejącego oprogramowania i zasobów sprzętowych na nowsze wydania. Na szczęście istnieje kilka opcji, które mogą wykorzystać. Przyjęcie skutecznych polityk i narzędzi zarządzania, a także zakup rozszerzonych planów wsparcia producenta lub firm trzecich może pomóc zapewnić ogólną gotowość i adaptowalność instytucji.

Forscope i inni eksperci branżowi podkreślają, że edukacja i doradztwo odgrywają kluczową rolę w rozwiązywaniu tych długoterminowych problemów. Programy szkoleniowe, webinary i usługi doradcze mogą pomóc instytucjom budować wewnętrzną wiedzę na temat tego, jak odpowiedzialnie oceniać, kupować i zarządzać licencjami na oprogramowanie.

„Prawdziwym wyzwaniem jest nie tylko kwestia technologiczna, ale także organizacyjna. Instytucje publiczne muszą przejść od reaktywnego do proaktywnego zarządzania oprogramowaniem. To oznacza zrozumienie, że każda licencja na oprogramowanie jest zarówno zasobem prawnym, jak i inwestycją finansową. zięki odpowiednim procesom mogą osiągnąć przejrzystość, zgodność i oszczędności w tym samym czasie” – wyjaśnia Mateusz Drozdowski, Head of Solutions w Forscope.

Raport NIK stanowił dzwonek alarmowy. Podczas gdy od czasu jego publikacji poczyniono pewne postępy, trwała poprawa będzie wymagać zmiany w sposobie, w jaki instytucje publiczne postrzegają oprogramowanie: nie tylko jako narzędzie techniczne, ale jako strategiczny zasób wymagający ustrukturyzowanego zarządzania i odpowiedzialności.

źródło: informacjebranzowe.pl

Najnowsze aktualności